식물위생조치를 위한 국제기준

(비공식번역본)

ISPM 47

식물위생조치 면에서 감사

Audit in the phytosanitary context

(2022)

FAO/IPPC 사무국

인용 시 요구되는 문구:

FAO. 2022. Audit in phytosanitary context. International Standard for Phytosanitary Measures No. 47. Rome. FAO on behalf of the Secretariat of the International Plant Protection Convention.

이 정보물 내에 적용된 명칭(designation)과 자료의 표현(presentation)은, 법적 또는 어느 나라의 개발 상태, 영토, 도시 또는 지역 또는 이들의 권한과 관련되거나 또는 국경 또는 영역의 경계 설정과 관련된, UN의 세계 식량 및 농업기구(FAO)의 부분에 대한 어떠한 의견 표명을 전혀 의미하지 않는다. 특정 회사 또는 생산자의 물품에 대한 언급은, 이들이 특허를 받았건 받지 않았건, 이들이, 언급되지 않은 유사한 다른 것에 우선하여, FAO에 의해 승인 또는 추천을 받았다는 것을 의미하지 않는다.

이 정보물에 표현된 의견은 저자들의 의견이며 FAO의 의견이나 정책을 반드시 반영하는 것은 아니다.

ⓒ FAO, 2022

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공식적인 참고문헌, 정책 결정 또는 분쟁 회피와 해결 목적을 위하여 인용되는 ISPMs는

http://www.ippc.int/en/core-activities/standards-setting/ispm/#614 하에  출간된 것이다.

UN 식량농업기구와의 협의를 통해 농림축산검역본부에서 출판하였다. (Published by arrangement with the Food and Agriculture Organization of the United Nations and Animal and Plant Quarantine Agency)

"본 출판물은 본래 UN FAO에서 "International Standards for Phytosanitary Measures(식물위생조치을 위한 국제 기준)"로 영어로 출판되었다. 본 한국어 번역은 농림축산검역본부에서 마련하였다."

“이 정보물 내에 적용된 명칭(designation)과 자료의 표현(presentation)은, 법적 또는 어느 나라의 개발 상태, 영토, 도시 또는 지역 또는 이들의 권한과 관련되거나 또는 국경 또는 영역의 경계 설정과 관련된 UN의 세계 식량 및 농업기구(FAO)의 부분에 대한 어떠한 의견 표명을 전혀 의미하지 않는다. 특정 회사 또는 생산자의 물품에 대한 언급은, 이들이 특허를 받았건 받지 않았건, 이들이, 언급되지 않은 유사한 다른 것에 우선하여, FAO에 의해 승인 또는 추천을 받았다는 것을 의미하지 않는다. 이 정보물에 표현된 의견은 저자들의 의견이며 FAO의 의견이나 정책을 반드시 반영하는 것은 아니다.”

"© Animal and Plant Quarantine Agency, 2022 (한국어 번역)"

"© FAO, 1995-2022 (영문판)

출간 이력

이 부분은 본 기준의 공식적인 부분은 아님

2016-04 CPM-11은 식물위생 면에서 감사 주제를 추가 (2015-003, 이후 2015-014로 변경)

2017-11 기준위원회(SC)가 작업지시서 66을 승인

2019-06 전문가작업단이 기준 초안 작성

2020-04 SC가 온라인 의견 시스템(OCS)을 통하여 검토하고 1차 의견수렴을 승인(2020_eSC_May_19)

2020-07 1차 의견수렴 실시

2021-05 SC-7은 수정 후 2차 의견수렴을 승인

2021-07 2차 의견수렴 실시

2021-10 SC는 OCS을 통하여 수정

2021-11 SC가 수정하고 CPM 채택을 권고

2022-04 CPM-16은 이 기준을 채택

ISPM 47. 2022. 식물위생 면에서 감사. 로마, IPPC 사무국, FAO

출간 이력은 최종으로 2022-04에 업데이트됨

차례

채택

서론

범위

참고문헌

정의

요건의 개요

배경

생물다양성과 환경에 대한 영향

요건

1.	감사의 목적

2.	감사의 종류

3.	감사를 유발하는 상황

4.	역할 및 책임

4.1	역할

4.2	자국 영토 내에서 감사를 실시하는 NPPO의 책임

4.3	수출국에서 감사를 실시하는 NPPO의 책임

4.4	감사관(auditor)의 책임

4.4.1	감사를 실시하도록 허가 받은 기관의 특정 책임

4.5	피감자(auditee)의 책임

5.	감사관의 선정

6.	감사 빈도

7.	이해 충돌

8.	비밀 유지(confidentiality)

9.	비용 분담(financial arrangements)

10.	분쟁 해결

11.	감사 절차의 단계들

11.1	감사 계획

11.1.1	감사 일정 계획(scheduling)

11.2	감사 준비

11.3	감사 실시

11.3.1	개시

11.3.2	실시 및 평가

11.3.3	종료 및 보고

12.	부적합(nonconformity)의 종류

13.	부적합 후속 조치(following up nonconformity)

채택

이 기준은 2022년 4월 16차 CPM에서 채택되었다.

서론

범위

이 기준은 국가식물보호기관(NPPO)에 의해, 자국 영토 내 또는 다른 NPPO와 함께 그 국가 영토에서 수행되는 식물위생 면에서의 감사를 다룬다. 또한 NPPO에 의해서 NPPO를 대신하여 감사를 실시하도록 허가받은 기관에 의해 실시되는 감사도 다룬다. 이 기준은 감사의 식물위생 면에만 초점을 맞춘다. 감사의 일반적인 면들은 다른 종류의 정보에서 찾을 수 있다.

참고문헌

이 기준은 ISPMs를 참고한다. ISPMs은 국제식물위생 포탈(IPP) www.ippc.int/core-activities/standards-setting/ispms에서 찾을 수 있다.

IPPC 사무국. 1997. 국제식물보호협약. 로마, IPPC. FAO.

요건의 개요

이 기준은 식물위생 면에서 감사 활동의 목적과 절차를 설명한다. 이는 감사를 유발하는 상황과, 감사관과 피감자의 역할 및 책임과 계획, 준비, 수행과 결과의 보고, 절차를 포함한다. 고려되어야 할 감사의 요소들은 감사의 종류와 목적, 범위와 목표에 따라 다르다.

이 기준은 관련자들 간에 감사관들의 선정, 감사 빈도 설정, 감사 지적 사항(findings)에 대한 분쟁 해결과 재정 분담 합의에 대한 지침도 제공한다.

배경

국가식물보호기구들은 IPPC 하에서 그들의 영토 내에서, 예찰, 검사, 병해충위험분석 수행, 식물위생 수입요건 설정, 식물위생 증명, 식물위생조치로서 소독처리 수행 또는 감독, 직원 훈련과 같은 활동에 대한 다양한 책임을 가지고 있다. 식물위생 시스템과 절차가 그 목적을 달성하고 있다는 신뢰감을 주기 위하여, NPPOs는 감사 사용 증가를 통하여, 이와 같은 책임을 효과적으로 다하고 있다.

감사는 많은 채택된 ISPMs에서 언급되어 있다. 이 기준은 NPPOs에게 식물위생 면에서 감사에 대한 공통적인 접근에 대한 지침을 제공하고자 한다.

감사는 문서화된 확인 절차(verification process)이다. 식물위생 면에서의 감사는(앞으로는 “감사”라고 한다), 통제(control) 수준을 평가하고, 감사를 하는 NPPO(해당 감사에 책임이 있는 NPPO)에 의해 작성된 요건들을 지키는 지를 확인하고, 그 시스템 또는 절차가 희망하는 식물위생 목적을 달성하는 지를 평가하기 위한, 식물위생 시스템 또는 절차에 대한 문서화된 체계적인 검토이다.

감독(supervision)과 달리, 감사는 활동에 대한 지속적인 관찰과 지침을 주는 것이 아니고, 대신 정해진 시간에 특정 식물위생 시스템, 절차 또는 시스템 또는 절차의 특정 요소에 대한 평가를 제공한다.

식물위생 시스템 또는 절차의 결과가, 감사를 하는 NPPO의 관련 요건을 지키는지 여부와 식물위생 목적을 달성하기 위하여 이들 요건들이 효과적으로 이행되는지 여부에 대한 객관적 증거들이 수집된다.

생물다양성과 환경에 대한 영향

감사를 실시하는 것을 식물위생 시스템과 절차의 효과성을 확인하는데 도움이 되고, 그러므로 병해충위험을 감소시킨다. 이는 식물 건강을 보호하여, 이로 인하여 환경에 대한 나쁜 영향을 감소시키고 생물다양성에 이익을 준다.

요건

1.	감사의 목적

감사는 특정 식물위생 시스템 또는 절차가, 감사를 하는 NPPO가 설정한 요건을 지키는지를 객관적으로 평가해야 한다. 감사는, 감사 대상인 식물위생 시스템 또는 절차의 효과성과 관련하여 부적합와 관찰(observation)을 포함하는 지적사항(findings)을 도출하는 기회를 제공해야 한다.

NPPO는 다음을 지키는지를 확인하기 위하여 감사를 실시할 수도 있다:

NPPO 자체 시스템 또는 절차;

NPPO를 대신하여 감사를 실시하도록 허가받은 기관을 포함하여, NPPO에 의해 허가받은 기관들의 시스템과 절차;

ISPM 20(식물위생 수입 규제 시스템 지침)의 요건에 따른, 수출국 NPPO의 시스템과 절차

NPPO에 의해 대신하여 감사를 실시하도록 허가받은 기관이, NPPO에 의해 식물위생 활동을 수행하도록 허가받은 기관의 시스템과 절차를 확인하기 위한 감사를 실시할 수도 있다.

2.	감사의 종류

주요한 감사의 종류는 시스템 감사와 특정(focused) 감사이다.

시스템 감사는, 감사를 실시하는 NPPO의 요건의 효과성과 적합성(conformity)을 평가하기 위한 식물위생 시스템 또는 절차를 전반적으로 검토하는 것이다. 이는 시스템 또는 절차가 목적을 달성하는지와, 피감자가 이들 시스템 또는 절차를 이행할 충분한 능력이 있는지 여부를 결정하기 위하여 수행된다. 일반적으로 시스템 감사는 어떤 기관을 허가하기 전 또는 새로운 절차에 대하여, 또는 필요에 따라, 수행될 수도 있다. 시스템 감사의 범위는 생산에서 수출까지 전체 시스템 또는 특정 기관의 시스템을 포함할 수도 있다.

특정 감사는, 감사를 실시하는 NPPO의 요건에 대한 효과성과 준수를 평가하기 위하여 식물위생 시스템 또는 절차의 특정 요소를 검토하는 것이다. 이는 시스템 또는 절차가 적정하게 이행되고 유지되는지를 결정하기 위하여 수행된다. 특정 감사는 규칙적 또는 임의 간격으로 주기적 또는 특정 상황의 결과로 인하여 실시될 수도 있다.

3.	감사를 유발하는 상황

다음은 감사가 유발될 수도 있는 상황에 대한 예이다:

-	여건(conditions)의 변화 (예, 생산 관행, 병해충 상태, 식물위생 수입요건, 시설의 관리 시스템 또는 운영);

-	새로운 수입 경로;

새로운 수출 프로그램;

수입국 NPPO로부터 위반사항 통보 (예, 수입된 화물에서 규제병해충 검출);

식물위생 시스템을 손상시킬(compromise) 수도 있는 부적합(nonconformity) 발견;

부적합을 해소하기 위한 시정 활동의 이행;

식물위생 시스템에 새로운 참여 요청;

감사를 실시하는 NPPO의 요건 준수를 확인하기 위한 통상(routine) 감사 일정 계획(scheduling)

4.	역할과 책임

4.1	역할

감사는 두 당사자(parties)가 관여한다: 감사관과 피감자. 감사관은 NPPO 또는 허가받은 기관일 수도 있다. 피감자는 자체 감사를 하는 NPPO, 수입국의 NPPO에 의해 감사를 받는 수출국의 NPPO, 식물위생 활동을 수행하도록 NPPO에 의해 허가 받은 기관 또는 감사 대상 식물위생 시스템의 다른 참여자일 수도 있다. 아래 항들은 각 당사자들의 책임을 설명한다. 이 기준에서는 “감사관”과 “피감자”는 개인 또는 기관을 대표하는 여러 명의 그룹을 칭할 수도 있다.

4.2	자국 영토 내에서 감사를 실시하는 NPPO의 책임

자국 영토 내 감사에 대하여, 감사를 실시하는 NPPO는 다음을 해야 한다:

감사의 체계(framework)과 감사 절차 요건을 설정;

대신하여 감사를 실시하는 기관들을 허가하기로 결정하는 경우, 적정한 법적 및 기술적 체계가 있고, 이후 그들의 활동에 대한 감독을 유지하는 것을 확인;

허가 받은 기관이 더 이상 감사 활동을 수행할 수 없을 경우, 감사 연속성을 위한 대비(contingency) 계획 수립;

경비 산출과 이 경비를 확보하기 위한 적정한 재정 분담이 있음을 확인;

부적합이 확인된 경우, 합의된 시한 내에 피감자가 부적합을 해결하기 위한 시정 활동을 만들고 이행하는 것을 확인;

중대한 부적합이 확인되거나 또는 확인된 부적합이 만족스럽게 해소되지 않는 경우, 해당 기관 허가를 취소 또는 중지하는 것을 포함할 수도 있는 필수적인 활동 실시;

4.3	수출국에서 감사를 실시하는 NPPO의 책임

수출국의 영토에서 감사를 실시하는 수입국의 NPPO는 다음을 해야 한다:

-	감사 절차에 대한 체계와 요건을 수립;

감사 비용과 어느 기관이 감사를 수행하도록 허가 받을지와 같은 면들의 정리를 포함하여, 어떻게 감사를 실시할 것인지에 대하여 수출국의 NPPO와 합의 도출; 그리고

부적합이 확인된 경우, 어떤 시정 활동이 필요하고 어떤 시한 내에 완료되어야 하는지를 수출국의 NPPO와 합의

4.4	감사관의 책임

다음은, 감사관이 NPPO이든 또는 허가 받은 기관이든 상관없이 모두 적용해야 하는 일반적인 책임이다. 감사관은 다음을 해야 한다:

-	감사를 하는 NPPO에 의해 수립된 감사 체계 내에서 감사 프로그램을 개발, 이행 그리고 유지;

-	개별 감사의 목적, 범위 및 목표를 구명;

-	사용되어 질 감사 기준(criteria)을 구명;

합의된 기준을 사용하여 감사를 준비하고 실시;

감사 보고서를 준비하고 완료하고, 이를 피감자, 또는 감사관이 허가받은 기관일 경우에는 피감자와 감사를 실시하는 NPPO 모두에게 적절한 시기에 제공;

감사를 실시하기 위해 필요한 훈련과 자격(competence)이 충분한 직원 제공;

피감 기관으로부터 이해 충돌이 없고 공정성 및 독립성 유지;

완료되고 발표되기 전, 보고서의 지적 사항에 대하여 피감자가 대응할 수 있는 기회 부여 (예, 결과를 수용 또는 비동의); 그리고

감사를 통하여 얻은 정보의 비밀 유지 (8항 참조)

4.4.1	감사를 실시하도록 허가 받은 기관의 특정 책임

4.4에서 제시된 감사관의 일반 책임과 ISPM 45(식물위생 활동을 수행하도록 기관을 허가할 경우, 국가식물보호기관을 위한 요건)에서 제시된 책임에 더해서, NPPO를 대신하여 감사를 실시하도록 허가받은 기관은 다음을 해야 한다:

허가를 해준 NPPO와 합의된 대로 감사를 수행; 그리고

12항에서 정의된 부적합 사항을 허가를 해준 NPPO에 통보.

4.5	피감자의 책임

피감자는 다음을 해야 한다:

감사관에 협조하고 감사 요건을 충족;

수행되는 감사에 필수적인 정보, 시설들, 기록들과 사람들에 접근 제공;

피감자의 국가 내, 그리고 적절할 경우, 감사관의 방문과 관련된 실행계획(logistics) 편의 제공;

감사 지적 사항에 따른 활동 계획 수립 및 실행; 그리고

부적합이 발견된 경우, 합의된 시한 내에 부적합을 해결하기 위한 시정 활동을 수립하고 이행

5. 감사관 선정

감사관들은 그들이 감사를 하는 식물위생 시스템 또는 절차와 관련된 지식, 훈련 및 경험과 감사 방법론과 목표한 증거 수집의 조합에 근거하여 선정되어야 한다.

추가의 기술적 전문성이 필요한 경우, 관련 기술 전문가가 감사팀의 일부가 되거나 감사관을 지원할 수도 있다.

공정성의 요건을 충족하기 위하여(7항 참조), 감사관과 피감자 간의 이해충돌이 선정 절차 중에 또한 고려되어야 한다.

6.	감사 빈도

감사 프로그램을 만들 때에, 감사를 하는 NPPO는 감사 빈도를 결정하고 적절하게 이 빈도를 재검토해야 한다. 감사 빈도는 다음에 의해 영향받을 수도 있다:

감사를 유발하는 상황들(3항 참조);

식물위생 활동과 관련된 계절성(seasonality);

해당 병해충 또는 경로와 관련된 병해충위험;

피감자의 적합(conformity) 및 이행(compliance) 역사;

병해충위험을 감소시키는 것으로 알려진 설정된 문서화된 절차가 있는지 여부

7.	이해 충돌

감사를 하는 NPPO는, 감사와 관련된 공정성과 있을 수도 있는 이해충돌에 대한 지침을 개발하여야 한다. 감사의 완전성(integrity)을 유지하기 위하여 감사관은 공정하여야 한다. 각각의 감사에서 감사관은 해당 감사와 관련하여 잠재적, 인지된 또는 실제 이해충돌을 찾아야 한다. 감사관과 피감자 모두 감사와 관련한 이해충돌이 없다는 것을 선서하고 동의해야 한다.

8.	비밀 유지

감사의 완전성을 유지하기 위하여, 관련자들을, 사적(private) 그리고 상업적으로 민감한 정보를 포함하는 적정한 비밀 유지 수준에 동의하고 보장하여야 한다. 감사를 실시하는 NPPO는 이와 관련된 지침을 적절하게 개발하여야 한다.

감사를 시작하기 전, 관련자들은 보고서를 포함한 감사 동안 수집된 정보들의 의도되고 가능한 공개(disclosure)를 논의해야 한다.

9.	비용 분담 (financial arrangements)

감사를 시작하기 전 관련자들에 의해 비용 분담이 논의되고 합의되어야 한다(또한 4.2 및 4.3항 참조).

10.	분쟁 해결 (settlement of disputes)

감사 체계의 부분으로, 감사 전에 분쟁 해결 절차가 설정되고 합의되어야 한다.

관련자들이 향후 의도된 방법론 또는 감사의 지적 사항 또는 결론에 동의하지 않는 경우, 그들은 감사 기간 중 협의(consult)를 해야 한다.

협의 후에도 분쟁이 해결되지 않는 경우, 분쟁 관련자들은 합의된 분쟁 해결 절차를 인용해야 한다.

11.	감사 절차의 단계들

감사 방법론은 감사의 목적, 범위와 목표에 따라 다를 수도 있다. 이는 문서 검토, 인터뷰, 회의, 현장 방문 또는 이들의 조합으로 이루어질 수도 있다. 다음은 감사 절차의 단계들을 설명한다.

11.1	감사 계획

감사 계획은 다음 요소들을 포함해야 한다:

감사의 목적, 범위(전체 시스템 또는 시스템의 특정 요소들), 절차와 목표를 정하고 동의;

사용될 감사 기준(criteria) 결정;

감사관과 피감자 결정; 그리고

적정할 경우, 현장 감사를 대체하여, 기존의 동일한 감사 시스템 또는 NPPOs 또는 산업체에 의해 설정된 감사 시스템을 고려

11.1.1	감사 일정 계획(scheduling)

감사는, 감사를 실시하는 NPPO 또는 감사를 실시하도록 허가받은 기관에 의해 미리 일정이 계획되어야 한다(예, 피감자는 감사의 수행 및 평가 단계의 일자와 시간을 통보받아야 한다 (11.3.2)). 특정 상황의 결과(3항 참조)로서 비정기 감사가 NPPO 또는 허가 받은 기관에 의해 일정이 계획될 수도 있다. 어떤 상황(예, 중대한 부적합)에선 감사가 불시에 있을 수도  있다.

11.2	감사 준비

감사를 준비하기 위하여, 감사관은 다음을 해야 한다:

매뉴얼, 절차들, 워크 플랜, 위반사항 통보, 기록, 감사 전 질문서, 관련 기준들, 합의문, 이전 감사 보고서와 있다면, 부적합을 해결하기 위해 이행된 시정 활동 관련 보고서 같은 관련 정보를 수집하고 검토;

체크 리스트, 참고 자료들, 장비와 가능한 질문 목록 같은 감사 도구(tools) 준비;

참가자들과 의사소통(피감자 통보를 포함할 수도 있음), 그들의 참가(availability) 확인, 실행 계획(logistics arrangements) 최종 확인, 그리고 관련이 있다면 감사가 수행될 언어 합의;

감사 동안 관련자와 관련 문서들이 준비되도록 피감자에 요청; 그리고,

각 관련 기관의 우선 접촉자, 감사관 대표, 감사팀원 그리고 적정할 경우 기술적 전문가와 같은 참여자들의 감사 동안 역할 및 책임 확인

11.3	감사 실시

감사 실시에는 3개의 단계가 있다. 각각의 단계 동안 일어나는 활동은, 감사의 종류와 범위에 따라 다를 수도 있다. 3개 단계가, 포함될 수 있는 활동의 예와 함께 아래 정리되어 있다.

11.3.1 개시

감사관의 활동은 다음을 포함할 수도 있다:

감사의 목적, 범위와 목표 확인과 감사 기준(criteria) 확인;

감사 참가자 소개와 필요한 담당자 참가(availability) 확인;

(적정 하다면) 이행된 시정 활동을 포함하는 이전 감사 보고서 토의;

감사 실시와 평가 단계에 사용될 방법론 검토;

제출된 서류들이 최신인 것을 확인;

감사 절차와 시간 계획(time frame) 확인;

참가자들에게 비밀 유지와 데이터 보호의 법적 요건을 알려줌.

11.3.2	실시 및 평가

감사관의 활동을 다음을 포함할 수도 있다:

필요하다면 관련 담당자를 인터뷰하고 필요에 따라 해명을 구함(seeking clarification);

문서화된 절차들에 접근;

절차들의 기록에 접근(예, 기술적 및 행정적 기록, 검사 기록, 소독처리 기록, 실험실 검사 결과, 시정 조치 기록(log));

시설들, 기구들(instruments), 기계와 장비(equipment)들이 관련 사양(specificaion)과 감사를 실시하는 NPPO에 의해 정해진 요건에 부합 여부 확인;

합의된 절차에 부합하는지 평가하고, 감사 대상인 식물위생 시스템 또는 절차를 손상(compromise)시킬 수도 있는 면을 인지할 수 있도록 절차들을 관찰;

감사 대상 식물위생 시스템 또는 절차가 기대하는 식물위생 목표 달성 여부 조사;

감사 팀 내에서 의견 일치를 이루기 위하여 감사 지적 사항들을 토론;

감사 동안 지적 사항을 결정하고 피감자에게 알려주고, 감사를 하도록 기관을 허락한 경우에는, 합의된 시한 내에 모든 부적합 사항을 책임 있는 NPPO에 알려 줌.

11.3.3	종료 및 보고

감사관과 피감자의 활동은 다음을 포함할 수도 있다:

지적 사항들, 찾아낸 부적합과 사전 결론을 토론;

추가의 해명과 피드백을 요청 또는 제공;

양측 모두는 부적합이 찾아진 경우, 시정 활동 이행을 위한 시간 계획 논의와, 분쟁이 있는 경우 분쟁 해결 시도와 함께, 감사관은 감사 보고서를 작성하고 피감자는 감사 보고서 초안에 대해 의견 작성 (10항 참조);

다음 단계를 검토하고 감사 최종 보고서 발표 최종 시한 합의.

감사 보고서는 항상 작성되어야 하고 해당 감사의 목적, 범위와 목표 그리고 지적 사항들(적합, 부적합과, 있다면, 관찰 사항(observations))을 포함해야 한다. 또한 보고서는 지적 사항들의 분석에 근거하여 결론을 내야 한다. 부적합이 발견된 경우, 결론은 시정 조치의 필요성과 피감자에 의해 제안된 활동 계획(이들 시정 활동 이행을 위한 제안된 시한 포함)에 대한 감사관의 분석이 포함되어야 한다. 또한, 감사 보고서는 감사 대상 식물위생 시스템 또는 절차의 효과성을 개선하기 위한 제안을 제공하고, 모범 사례를 강조하고 그리고, 식물위생 규제 또는 요건의 유용한 피드백을 제공할 수도 있다.

감사 보고서를 완성하고 피감자에 제공하기 전에, 피감자로부터 받은 추가의 정보(예, 의견, 이행된 시정 활동)가 고려되어야 한다. 감사 지적 사항들과 관련된 분쟁의 상세한 면들이 명확하게 보고서에 설명되어야 한다.

12.	부적합의 종류

부적합은 관련 증거와 함께 기록되어야 한다. 부적합은 중대 부적합과 또는 기타 부적합으로 고려될 수도 있다.

“중대 부적합”은 NPPO의 감사 대상이였던 식물위생 시스템 또는 시스템의 요소들에 즉각적인 손상을 일으키는 부적합이며, 구명되고 이행되어질 신속한 시정 활동이 필요하다.

“기타 부적합”는 감사 대상인 NPPO 식물위생 시스템 또는 이 요소들의 완전성을 직접적으로 또는 즉시 손상시키지는 않으므로, 감사를 실시하는 NPPO에 의해 중대 부적합으로 고려되지는 않는다. 기타 부적합은 정해진 시한 내에 시정 활동이 수행되도록 요구한다.

13.	부적합 후속 조치

감사 보고서가 시정 활동이 필요하다고 한 경우 후속 조치가 있어야 한다. 이들 시정 활동들은 보고서의 시한 내에 확인된 효과성 내에서 이행되어야 한다.